На Московском марафоне работает огромная команда: 60 организаторов, 450 человек спортивного персонала, 115 медиков, 800 волонтёров, а также сотрудники сразу нескольких служб города, включая правоохранительные органы. В этой статье — несколько организаторов, которые работают в тылу, рассказывают, как труд каждого помогает создавать самый масштабный беговой проект в нашей стране.
Евгений Золотухин
Зона ответственности: специалист по работе с системам хронометража. Отвечает за то, чтобы у всех участников было личное время прохождения дистанции.
Евгений Золотухин
Фото: Московский Марафон
— Как происходит определение личного времени каждого участника на ваших забегах? Какая техника для этого используется? Сколько человек работает в команде хронометристов?
— На стартовый номер каждого участника крепится RFID-чип. На ключевых точках трассы (как минимум, на старте и финише) RFID-антенны активируют чипы и считывают с них информацию. Оборудование фиксирует точное время считывания каждого чипа. Эти данные отправляются на сервер для дальнейшего обсчёта.
Количество линий хронометража (точек считывания) зависит от длины трассы. На наших стартах мы устанавливаем оборудование каждые 5 км. За каждую из линий отвечает отдельный человек, которого я предварительно обучаю. Моим помощникам помогают волонтёры. Я сам нахожусь на старте/финише: отвечаю за обсчёт и корректность результатов вместе с двумя ассистентами. На больших забегах к нам присоединяется ещё один человек, он координирует работу на промежуточных точках, а я фокусируюсь на обсчёте. Все линии хронометража устанавливаются и проверяются заранее.
— Что может помешать точному определению личного времени?
— Системы электронного хронометража, которые используются на массовых забегах, обеспечивают безупречный результат практически всегда, однако, сгибание номера вместе с чипом, хранение чипа рядом с мощными магнитами и, наконец, потеря номера, могут привести к потере результата. Для таких случаев у нас есть видеозапись с финиша и протоколы судей.
— Какие нововведения в вашей работе появились в прошлом году?
— Во-первых, мы обновили оборудование, которое у нас уже было, и купили дополнительное — это позволило увеличить количество линий хронометража на дистанции и их надёжность. Во-вторых, мы начали использовать дополнительные сервисы, предлагаемые ChronoTrack: например, ChronoTrack Live — онлайн-сервис обсчёта и публикации результатов. С его помощью участники забега могут узнать свой результат практически сразу после финиша. Также мы предложили нашим участникам сервис мобильного приложения Race Day App. В нём можно найти всю необходимую информацию о мероприятии, отследить прохождение промежуточных точек и финиша своих друзей, найти себя в общих результатах. В дальнейшем спектр и функционал сервисов будет только расти.
Сергей Корнеев
Зона ответственности: отвечает за спортивную часть. В его ведении старт (как участники попадают в кластера, как подходят к арке), дистанция (её состояние и точность, пункты питания и освежения), финиш (победители и призёры, судейский персонал).
Сергей Корнеев
Фото: Московский Марафон
— Что самое сложное в организации забега?
— Наша задача — с одной стороны, организовать профессиональное спортивное мероприятие высокого уровня, с другой — привлекательное событие для массового участника. Другими словами, мы должны угодить и профессиональным атлетам, и любителям. Это накладывает дополнительные требования на нашу работу. Основные сложности связаны с тем, что Москва каждый год реконструируется. В прошлом году из-за сужения улиц мы три раза делали перезамер трассы к Московскому полумарафону и полумарафону «Лужники». Кроме того, на протяжении сезона были проблемы с Пречистенской набережной: она сильно сузилась, и нам было непросто развести потоки бегунов. В этом году Москва принимает чемпионат мира, и мы не сможем проводить в Лужниках традиционные летние забеги. Красочный забег пройдёт на Ходынском поле, Ночной — на Болотной площади. Работать на новой площадке, конечно, сложнее, чем на знакомой.
Непосредственно в моей работе масса мелочей и много переменных. Нужно рассчитать количество персонала, инвентаря, техники, воды и т.д. При этом количество воды на забеге зависит от погоды: в холодную погоду она остаётся, а в жаркую может закончиться. Мы уже научились правильно распределять воду по дистанции, вовремя реагировать и понимать, когда нужно из одной точки перебросить запасы на другую, чтобы нигде не возникло проблем.
— Как набирается и обучается судейский персонал? Что должен уметь сотрудник из команды «Спорт»?
— Судейский персонал — это не только персонал, отсекающий время на финише. Это большая группа людей, которые выполняет широкий спектр функций. Будет грамотнее называть их сотрудниками спортивной команды. Они выезжают на дистанцию с оборудованием (конусы, указатели поворотов, указатели километража, барьеры, столы, губки, вода и пр.), выгружают его, расставляют по местам, потом занимаются судейской работой (отслеживают нарушения, держат связь со штабом). Когда всё заканчивается, команда производит демонтаж, загружает оборудование обратно в машины и затем разгружает на складе.
В прошлом году мы наладили эффективную связь судей на дистанции со штабом. Ребята докладывали о случаях перегрева или судорог, а мы из штаба координировали работу медиков: оценивали, где находится ближайшая машина скорой помощи, и отправляли её к точке происшествия. Это помогало быстро реагировать и оказывать помощь участникам. На марафоне в команде «Спорт» в общей сложности работает 450 человек. Многие сотрудничают с нами не первый год. Им поручаются самые ответственные задачи. Как правило за месяц до мероприятия мы знаем, кто будет работать на ключевых позициях. Далее ребята проводят инструктаж в группах, за которые они отвечают.
За неделю до забега проходит проходит предфинальный инструктаж. Обсуждаем, на каких участках могут возникнуть трудности из-за сужения или ремонта улиц, а на каких людям чаще всего становится плохо — эти места будут усилены медицинской помощью. Прогнозируем, где участники могут сбиться с маршрута и убежать не туда, и решаем, как грамотно развести потоки. Думаем, как быть, если на узкой улице нужно поставить пункт питания: удлинить его, или делать по обе стороны дороги. Договариваемся, куда и когда уезжают машины сопровождения перед финишем. Изучаем схему: где стоят камеры трансляции, где поливальные машины, где зоны партнёров. Утверждаем, как будет происходить доставка персонала и инвентаря на позиции и обратно. Наконец, повторяем, что делать в той или иной кризисной ситуации. В пятницу встречаемся ещё раз и проходим по основным моментам.
Александр Парфёнов
Зона ответственности: театр начинается с вешалки, а забег начинается с конуса, баннера на фан-барьер, финишной ленточки… Да с чего он только не начинается. Всей вещественной частью Московского марафона заведует Александр.
Александр Парфёнов
Фото: Московский Марафон
— Сколько времени уходит на то, чтобы подготовить вещественную часть к забегу?
— Подготовка начинается за несколько недель до старта. Практически всё, что участник видит на забеге (от номера до медали, от навигационного указателя до последнего баннера), сначала появляется на стационарном складе, а уже потом комплектуется (как, например, стартовые пакеты), развешивается по городку, расставляется и развозится по дистанции. Всё должно поступать на склад по плану. В спешке и хаосе легко упустить что-нибудь важное. А в моей работе важна каждая мелочь — ничего нельзя потерять или забыть.
Оборудование и печатная продукция (номера, рекламные вкладыши для стартовых пакетов, баннеры) приезжают на склад за две недели до забега. Также нужно подготовить флаги и флагштоки, конструкции, на которых размещаются схемы трассы и стартового городка, отметки километража и прессволы. Медали приезжают на склад за полгода, но их перед забегом достают из коробок, распаковывают. С медалями связана отдельная работа. Один из самых важных моментов — разложить и подписать баннеры так, чтобы при монтаже ничего не перепутать. Площадь большая, без системы обозначений не обойдёшься.
— За чем нужно внимательно следить в вашей работе?
— Большая часть имущества должна вернуться на склад после забега. Прежде всего, ноутбуки и принтеры; конструкции, на которых размещаются плакаты; баннеры, конусы, манишки. При этом есть вещи, которые неизбежно теряются, например, шариковые ручки. На марафоне их уходит по 500-600 штук — бегуны разбирают на регистрации.
— Сколько времени уходит, чтобы закрыть мероприятие?
— После финиша наша работа только начинается. Нужно демонтировать оборудование на дистанции и в городке, привезти его на склад, убедиться, что всё на месте. Это сложный логистический процесс, в котором задействовано большое количество персонала и машин. В среднем, если брать полумарафон, всё имущество возвращается на склад не раньше 8 вечера. На марафоне прошлого года мы закрылись во втором часу ночи.
Полина Краснопёрова и Ирина Фёдорова
Зона ответственности: работа с волонтёрами.
Полина Краснопёрова и Ирина Фёдорова
Фото: Московский Марафон
— Насколько популярна в наше время волонтёрская работа на забегах? Много ли желающих к вам обращаются?
— Если говорить о волонтёрах Московского марафона, то это скорее не популярность и не мода, это в первую очередь любовь к городу, спорту, команде и желание провести выходные в отличной компании. Наши ребята приходят на первый забег в апреле и помогают нам в течение всего сезона в зависимости от своих возможностей: кто-то проводит с нами два, три или шесть забегов.
В течение всего сезона мы анализировали, кто приходит помогать в организации забегов. Это школьники и студенты, менеджеры разных компаний, люди «серебряного» возраста. Есть ребята, которые хотят видеть соревнования изнутри, для них это возможность получить профессиональный опыт. Что касается обращений, то в начале прошлого сезона мы получили более 300 анкет, тогда как для организации забега «Апрель» нам было необходимо чуть более 100 человек на дни выдачи номеров и день старта. К Московскому марафону количество заявок возросло до 1500, среди которых мы отобрали и определили задачи для 800 человек. Мы всегда рады новым заявкам и стараемся найти задачи даже для тех, кто может приехать ненадолго.
— Какие волонтёрские зоны существуют на забегах? В чем состоят обязанности волонтера?
— Мы делим набор на несколько крупных блоков. Волонтёры транспортных хабов и стартово-финишного городка помогают в навигации участников и помогают на точках информации. Волонтёры зоны выдачи стартовых пакетов работают один или два дня до начала старта — это одна из самых многочисленных групп, которая проверяет справки, выдаёт стартовые номера, регистрирует новых участников и выдаёт футболки и партнёрскую продукцию. Волонтёры спорта работают в день забега на старте, финише и дистанции. Их основная задача — создавать лучший сервис для спортсменов: провести к нужному кластеру, снабдить водой на пунктах питания, подарить объятия и медаль на финише. Мы набираем небольшое количество ребят, которые помогают режиссёрской группе и в сопровождении журналистов. Отдельно нужно отметить тех, кто помогает организовать работу с самими волонтёрами: тим-лидеры и волонтёры штаба, которые ежедневно заботятся об экипировке, питании и хорошем настроении наших ребят.
— Что нужно сделать, если ты хочешь стать волонтёром?
— Сообщить нам и быть на связи! К каждому забегу мы открываем набор и информируем об этом на сайте и в социальных сетях. После того как кандидат заполнит анкету, мы или наши тим-лидеры свяжутся для уточнения деталей и пожеланий: в какой день, в течение какого времени волонтёр может помогать и есть ли у него предпочтения по позиции. Для некоторых позиций приглашаем кандидата на личную встречу.
Стать волонтёром Московского марафона 2018.
Евгений Шабаров
Зона ответственности: отвечает за все конструкции на забеге. Без него не будет ни шатров, чтобы переодеть, ни стартовой арки, чтобы стартовать/финишировать, ни звука, ни света.
Евгений Шабаров
Фото: Московский Марафон
— Сколько по времени занимает монтаж и демонтаж забега?
— Монтаж марафона начинается за месяц. Первым делом устанавливаются тентовые конструкции под выставку и раздевалки. На это уходит около трёх недель, ещё неделя нужна, чтобы оборудовать шатёр изнутри: сделать ровный пол, постелить ковролин, провести свет, установить тепловые пушки, генераторы, систему пожарной безопасности.
Временные конструкции (мосты, сцены, звуковые башни, ворота) начинают строить за десять дней. Мы имеем дело со сложными конструкциями, которые должны выдерживать нагрузки, отвечать стандартам безопасности. С этим у нас очень строго. Демонтаж временных конструкций занимает двое суток, демонтаж шатров — до двух недель. Всё вместе (монтаж +демонтаж) — это полтора месяца стройки, если говорить про марафон. Полумарафон отнимает около месяца.
— Какую площадь занимают конструкции на марафоне?
— В прошлом году площадь застройки на марафоне составила 9000 кв. м — это полтора футбольных поля! Самой большой конструкцией оказался выставочный шатёр — 6300 кв.м. Общая площадь трибун для зрителей — 600 кв.м. Всего на марафоне строится более 50 конструкций: стартово-финишные ворота, мосты, навигационные столбы и тд.
— Расскажите про сложности вашей площадки.
В 2013 году в «Лужниках» началась масштабная реконструкция к чемпионату мира по футболу. С тех пор на нашей домашней площадке каждый год происходило что-то новое: то прокладывали коммуникации, то строили новые здания, то ограничивали проезды. В итоге мы ежегожно придумывали новые схемы: где и как стартовать, где застраиваться, как запускать участников.
Например, в 2016 году мы планировали провести Музыкальный полумарафон на Южном ядре, но за три недели до мероприятия нам сообщили, что там будут перестилать асфальт — пришлось переехать на центральную аллею. В итоге схема большого мероприятия поменялась полностью: пришлось двигать не просто один шатёр, но и входные группы, навигацию, разные технические зоны. Это очень сложно.
Ксения Афанасьева
Зона ответственности: режиссирование забега. Сводит спортивную часть, ведущих и музыку, выстраивает тайминг происходящего и следим за всем, что происходит на площадке.
Ксения Афанасьева
Фото: Московский Марафон
— Зачем забегу режиссёр? Неужели заранее известно, кто победит?
Режиссёр отвечает за шоу-часть мероприятия. Под моим началом работает весь персонал сцены (ведущий, диджей, группа награждения, фитнес-инструкторы), а также специалисты по звуку и экранам. Мне помогают как минимум один ассистент и три волонтёра. На забегах, где есть трансляция, я сотрудничаю с командой, которая её осуществляет.
Работа режиссёра разделяется на два больших этапа: подготовка и event-control уже на самом мероприятии. На этапе подготовки я верстаю план, брифую персонал, обучаю волонтёров, репетирую награждение с командой, встречаюсь со звукорежиссёром и тд. Здесь важно всё проверить и заранее обговорить: кто печатает грамоты, в какой момент включаются звуковые башни, где будут лежать подарки. Все заминки на мероприятии вытекают из таких мелочей.
На самом забеге я слежу за тем, чтобы всё шло по плану, который я составила. В моём идеальном мире ведущий произносит всю важную информацию и рекламные сообщения; диджей ставит крутую музыку и не забывает про информационные отбивки; старт и финиш проходят энергично и эмоционально; почётные гости вовремя появляются на сцене; награждение не сдвигается по времени, проходит торжественно и гладко. Чтобы так получилось, нужно продумать каждую мелочь и всё равно быть готовым к тому, что на мероприятии придётся что-то переигрывать.
— Что происходит с победителями между финишем и награждением?
— На финише лидеров забега встречают судьи награждения и передают моим помощникам. Их задача — в сжатые сроки подготовить награждение. Нам нужно установить личность каждого призёра — убедиться, что все бежали под своими номерами. Спортсмены уходят за паспортами в раздевалку, и на этом этапе их важно не растерять: кто-то хочет замяться, переодеться, поболтать с друзьями, — а мы без сверки не можем продолжать работу.
Когда личность спортсменов установлена, печатаются именные грамоты. К этому моменту под сценой уже стоят кубки и подарки, журналисты и участники забега ждут выхода спортсменов. Остаётся провести финальный брифинг: кто где стоит, кто и что кому передаёт — и запускать награждение. Со стороны всё должно выглядит легко и просто.
— Можно ли будет посмотреть марафон из другого города или из дома?
— В этом году мы будем вести прямую трансляцию сразу на трёх забегах: на Московском полумарафоне, СПБ полумарафоне в Санкт-Петербурге и Московском марафоне. Трансляцию можно будет посмотреть на сайте забегов и в социальных сетях.
— Что самое сложное в организации подобного мероприятия? Что самое ответственное?
— Всё продумать, всё проверить и не растеряться, когда что-то неизбежно пошло не так. Мероприятия сыпятся на мелочах. Где-то не открыли ворота, и за 10 минут образовалась гигантская очередь. Машину не пустили на дистанцию из-за проволочек с пропуском — точка питания осталась без воды. Ведущий пришёл не в той обуви — и организатору грозит серьёзный штраф от спортивного партнёра. Вся наша команда занимается тем, что по десять раз проверяет условные ворота, пропуска и экипировку, а в итоге случается что-то четвёртое. Подойди после мероприятия к любому члену команду — и он расскажет, что у него пошло не так и как он это в последний момент исправил. Лично у меня образцовые сложности всегда связаны именно с марафоном: подводят проверенные контакты, теряются важные вещи, ломаются отработанные схемы. Выходит, что марафон — это испытание выносливости для всех: не только для бегунов, но и для организаторов.
Благодарим за помощь в подготовке материала пресс-службу Московского марафона.